Work Breakdown Structure (WBS) ou Estrutura Analítica de Projetos (EAP), PMI, MS Project, gráfico de Gantt, PMBOK…. Você já ouviu falar disto?? Este texto pretende introduzir uma abordagem totalmente diferente da academia sobre projetos. Além de informações importantes, serão levantadas algumas reflexões sobre como projetos de pesquisas científicas são desenvolvidos na academia, incluindo algumas dicas e ferramentas práticas para a melhor gestão de um projeto. Caso você:
- esteja envolvidx em algum projeto;
- tenha passado por aquele momento de vacas magras sem nenhuma compra de materiais em um período do projeto e, próximo ao fim, sair comprando tudo & qualquer coisa para o laboratório inteiro; ou
- surpreendentemente, percebe que está sem tempo para concluir sua pesquisa dentro do prazo;
Então esperamos que o texto e as reflexões a seguir sejam úteis à sua vida de projeto científico!
A pesquisa científica brasileira parece funcionar na unidade básica de projetos. Projeto de iniciação científica, projeto de mestrado e doutorado, projetos para PIPE, projetos para a Fundação de Amparo à Pesquisa (FAPs) do seu estado de escolha ou Governo Federal… Todos aqueles que já estiveram envolvidos na elaboração de projetos sabem sobre suas estruturas básicas, certo? Resumo, introdução, objetivo, levantamento bibliográfico/estado da arte, metodologia, cronograma, etc.
Contudo, apesar de sempre escrever projetos e realizar a pesquisa científica descrita nele, em algum momento na academia os pesquisadores focam em gerir o projeto? Apesar de tão presente na carreira da pesquisa científica, em algum momento da formação acadêmica (seja graduação ou até o pós-doutorado) se estuda sobre a gestão de projetos?
Eis que, “lá fora”, existem diferentes “literaturas” e metodologias focadas na melhor maneira de executar e gerir projetos! Vamos começar por uma das mais conhecidas:
A base da Gestão de Projetos
Os fundamentos da gestão de projetos “tradicional” é, em essência, definida pelo Project Management Institute (PMI). O PMI é uma associação sem fins lucrativos, fundada em 1969 nos EUA, que delineia conceitos, ferramentas, processos e boas práticas para a melhor gestão de projetos de (teoricamente) qualquer área. Todo este conhecimento e metodologia são consolidados no Project Management Book of Knowledge (PMBOK)®, “o” livro de gestão de projetos (desta vertente, pelo menos) cujas edições são atualizadas a cada 2 anos, aproximadamente.
Além de definir a teoria sobre como melhor gerir projetos, uma outra grande atividade da associação é a certificação de profissionais em tais “boas práticas de gestão” – o certificado Project Management Professional (PMP)®. Como o “®” indica, é uma certificação exclusiva da associação, focada essencialmente no seu livro PMBOK®, que possui reconhecimento internacional no mercado de trabalho. Existem até mesmo cursos preparatórios focados nesta prova e, para manutenção do título de PMP, ainda é necessário cumprir “créditos” ao longo do tempo em cursos/palestras/workshops específicos na área de gestão.
Para não abordar apenas a teoria, algumas ferramentas e aplicativos que são bastante utilizados no mercado para a gestão de projetos:
Ferramentas e aplicativos para a Gestão de Projetos
Microsoft Project – o clássico software da família da Microsoft, um dos mais utilizados para a elaboração e gestão de cronogramas de projetos e que pode prover muito mais informações e funções ao projeto. Basicamente, o software projeta o cronograma conforme as atividades inseridas, o tempo de duração de cada uma e a relação de predecessor-sucessor entre elas.
Com base em todos estes dados, caso alguma das atividades atrase, todas as tarefas sucessoras também avançam no tempo. Ou seja, ao se colocar todas as etapas de um experimento/projeto, a duração de cada uma delas e a interdependência lógica entre elas, o MS Project irá indicar em que dia o experimento/projeto terminará. Em caso de atraso, basta reajustar o início/duração da atividade que a nova data será calculada automaticamente – agora é só torcer para que a nova data não estoure o prazo!
O MS Project também pode mostrar as atividades de forma visual, em um diagrama de Gantt. O Gantt é um gráfico em barras que lembra bastante o cronograma de quadradinhos pintados no Excel (atividades na coluna, meses em linha), que sempre deve constar nos projetos submetidos para bolsa/verba – aquele que nunca mais é revisitado ou atualizado ao longo de toda a pesquisa, sabe? Uma pequena observação: gestão e acompanhamento de cronograma é uma das partes mais vitais de um projeto!
Fonte: elaborado pelo autor em Microsoft Excel (na época do mestrado!)
Fonte: elaborado pelo autor em Microsoft Project (mesmo projeto); as cores vermelhas indicam o caminho crítico do projeto.
Atualmente, existem inúmeras outras ferramentas na internet (aplicativos que são utilizados em browser de navegador) para a gestão de projetos e, principalmente, equipes. Ou seja, além de apresentarem funções para a gestão do cronograma, muitos possuem também um grande enfoque em gerir pessoas: de modo geral, lista de tarefas, seus responsáveis, status e os prazos em que devem ser cumpridos. Com uso gratuito mais ou menos limitado, alguns são o Asana, Redbooth, Monday e Trello que, mesmo não utilizados em equipe, podem servir como uma excelente ferramenta para se organizar com todas as atividades e prazos que devem ser realizados. Para conhecer outros aplicativos, além de uma excelente perspectiva sobre a Gestão de Projetos na vida de um biotecnologista, confira este texto do PB!
Para refletirmos…
A metodologia de gestão de projetos mencionada, além dos softwares e aplicativos, possui como principais alvos as empresas e o meio corporativo. Contudo, seja um projeto científico ou corporativo, existem inúmeros pontos em comum: ambos possuem um início-meio-fim, entregas parciais (artigos x protótipos), um escopo, orçamento e cronograma que restringem o projeto, riscos que devem ser previstos e mitigados, pessoas/stakeholders a quem devemos comunicar o andamento das atividades (orientador x gestor) e, claro, uma entrega final (patente x novo produto). Logo, inúmeras ferramentas, conceitos, estratégias e, principalmente, modo de pensar que podem – e devem!– ser aplicados aos projetos científicos e acadêmicos – experiência própria do autor!
Além de otimizar o desenvolvimento do projeto científico, estas são habilidades e conceitos que podem levar o biotecnologista da academia ao mercado de trabalho, como já descrito em textos anteriores – um feliz caso do autor e outros membros do Profissão Biotec. Para os mais interessados, alguns cursos gratuitos de excelente qualidade para ingressar no assunto podem ser encontrados em plataformas EAD como o Coursera e edX.
No texto apresentamos apenas uma ponta do iceberg no mundo da gestão de projetos. Caso você tenha ficado tão surpreso quanto o autor, que só tomou ciência deste mundo muito tempo após a graduação, vale a reflexão: uma melhor gestão do projeto de pesquisa não seria um boa possibilidade para aumentar a produtividade do pesquisador para além dos escassos recursos disponíveis?
É sempre possível tornar-se mais eficiente, produzir mais com o mesmo e gerir melhor os recursos disponíveis. Será que aprender um pouco sobre o assunto durante a graduação não seria interessante/útil/necessário, principalmente aos pesquisadores já estabelecidos, com projetos de doutorado de 4 anos ou chefes de laboratórios?
E então? Já conhecia algum dos pontos de gestão de projetos que foram mencionados? Ou fomos surpreendidos novamente?! Conte-nos nos comentários!
